Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir beim Besuch unserer Website sowie bei der Nutzung unserer KI-gestützten Anwendungen und Dienste verarbeiten, zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage dies geschieht und welche Rechte Ihnen als betroffener Person zustehen. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich im Rahmen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und des Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetzes (TDDDG). Diese Erklärung gilt für alle von der Splitbot GmbH betriebenen Anwendungen. Soweit für einzelne Anwendungen abweichende oder ergänzende Verarbeitungen gelten, weisen wir hierauf gesondert hin.
Allgemeines
Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter
Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist:
Splitbot GmbH
Geschäftsführer: Tadeusz Nikitin und Friedrich Wehrmann
Seelandstr. 1, Geb. 6
23569 Lübeck
Telefon: +49 451 599 830 90
E-Mail: hello@splitbot.ai
Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:
André Vogel
c/o Splitbot GmbH, Seelandstr. 1, Geb. 6, 23569 Lübeck
Telefon: +49 451 599 830 90
Ihre Rechte als betroffene Person
Sie haben uns gegenüber folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:
- Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)
- Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
- Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
- Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
Zur Ausübung dieser Rechte genügt eine formlose Mitteilung an die oben genannten Kontaktdaten. Um Ihre Daten vor unberechtigtem Zugriff zu schützen, können wir zur Bestätigung Ihrer Identität weitere Angaben von Ihnen benötigen.
Widerrufsrecht bei Einwilligungen: Soweit die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.
Widerspruchsrecht: Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen, die auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder lit. f DSGVO erfolgt. Wir verarbeiten die betreffenden Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen. Nach einem Widerspruch werden Ihre Daten für diesen Zweck nicht mehr verarbeitet.
Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Sie haben ferner das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren. Sie können sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes wenden. Für uns zuständig ist:
Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein (ULD)
Holstenstraße 98
24103 Kiel
Hosting und Auftragsverarbeitung
Soweit nachfolgend nicht ausdrücklich etwas anderes angegeben ist, werden die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten auf Servern der Kontor Business IT GmbH, Seelandstr. 1, Geb. 6, 23569 Lübeck, in einem zertifizierten Rechenzentrum in Lübeck verarbeitet. Die Kontor Business IT GmbH ist dabei für uns als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO tätig; soweit wir selbst im Auftrag eines Kunden tätig sind, als Unterauftragsverarbeiter. Sämtliche Verarbeitung findet ausschließlich in Deutschland statt; eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer erfolgt hierbei nicht.
Einsatz von KI-Modellen und Zugriff auf Inhalte
Soweit unsere Anwendungen künstliche Intelligenz einsetzen – insbesondere KOSMO und NOVA –, gelten einheitlich die folgenden Grundsätze. Zur Beantwortung von Anfragen setzen wir ausschließlich quelloffene Sprachmodelle ein, die wir selbst auf der vorstehend genannten Infrastruktur betreiben; eine Übermittlung an externe Modellanbieter findet nicht statt. Ihre Eingaben, hochgeladenen Dokumente und die Inhalte angebundener Datenquellen werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Die Systeme treffen keine Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung oder vergleichbarer Beeinträchtigung im Sinne von Art. 22 DSGVO; ihre Ausgaben sind automatisiert erzeugte Vorschläge, die fehlerhaft oder unvollständig sein können und die Sie prüfen sollten, bevor Sie sie einer Entscheidung zugrunde legen. Die Daten unterschiedlicher Kunden verarbeiten wir mandantengetrennt; ein Zugriff eines Kunden auf die Daten eines anderen Kunden ist technisch unterbunden. Zugriffe unserer Mitarbeitenden auf Ihre Inhalte erfolgen ausschließlich zur Störungsbehebung und Supportbearbeitung, sind auf einen eng begrenzten, zur Vertraulichkeit verpflichteten Personenkreis beschränkt und werden protokolliert.
Website
Nachfolgend informieren wir Sie darüber, welche Daten beim Besuch unserer Website anfallen, zu welchen Zwecken wir sie verarbeiten und welche Dienste Dritter dabei zum Einsatz kommen. Die Nutzung unserer Website ist grundsätzlich ohne Angabe personenbezogener Daten möglich.
Beim Aufruf unserer Website übermittelt Ihr Browser automatisch Informationen an den Server unseres Hosting-Anbieters, die dort in Protokolldateien (Server-Logfiles) gespeichert werden. Erfasst werden:
- Art und Version des verwendeten Webbrowsers
- Verwendetes Betriebssystem
- Referrer-URL, also die zuvor besuchte Seite
- Datum und Uhrzeit des Zugriffs
- Name und URL der abgerufenen Datei
- Übertragene Datenmenge und Meldung über den erfolgreichen Abruf
- IP-Adresse und Domainname Ihres Internet-Zugangsanbieters
Die Verarbeitung erfolgt zur Sicherstellung eines störungsfreien Verbindungsaufbaus und einer reibungslosen Nutzung der Website, zur Auswertung der Systemsicherheit und -stabilität, zur Aufklärung und Abwehr von Angriffen sowie zu weiteren administrativen Zwecken. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der technischen Bereitstellung und Absicherung unserer Website. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen oder eine Auswertung zum Zweck der Analyse Ihres Nutzungsverhaltens findet nicht statt. Die Server-Logfiles werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht.
Cookies
Auf unserer Website setzen wir Cookies ein. Dabei handelt es sich um kleine Textdateien, die Ihr Browser auf Ihrem Endgerät speichert und beim erneuten Aufruf unserer Seite an uns zurücksendet. Ergänzend nutzen wir vergleichbare Technologien wie den lokalen Speicher Ihres Browsers (Local Storage). Wir unterscheiden dabei zwischen Session-Cookies, die nach dem Schließen Ihres Browsers automatisch gelöscht werden, und persistenten Cookies, die erst nach Ablauf einer festgelegten Dauer entfallen.
Diese Cookies sind technisch erforderlich, damit unsere Website und ihre Funktionen überhaupt nutzbar sind. Dazu gehören insbesondere die Verwaltung Ihrer Sitzung, die Speicherung Ihrer Datenschutzeinstellungen sowie der Schutz vor missbräuchlichen Anfragen. Für diese Cookies benötigen wir nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG keine Einwilligung; die anschließende Verarbeitung der Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren und funktionsfähigen Bereitstellung unserer Website.
Wir setzen keine Cookies zu Analyse- und Marketingzwecken ein.
Kontaktaufnahme
Auf unserer Website stellen wir ein Kontaktformular bereit. Wenn Sie es nutzen, verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Daten sowie den Inhalt Ihrer Nachricht, um Ihr Anliegen zu bearbeiten. Pflichtfelder sind als solche gekennzeichnet; alle übrigen Angaben sind freiwillig. Ergänzend verarbeiten wir Ihre IP-Adresse und den Zeitpunkt der Absendung, um missbräuchliche Nutzung des Formulars zu erkennen und abzuwehren.
Gleiches gilt, wenn Sie uns per E-Mail oder telefonisch kontaktieren: Auch dann verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten zur Bearbeitung Ihres Anliegens.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage auf die Anbahnung oder Erfüllung eines Vertrags gerichtet ist. Im Übrigen ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Beantwortung von Anfragen und der Absicherung des Formulars gegen Missbrauch.
Ihre Angaben werden ausschließlich zur Bearbeitung Ihres Anliegens verwendet und nicht ohne Ihre Einwilligung für andere Zwecke genutzt. Eine Weitergabe an Dritte findet nicht statt.
Wir löschen diese Daten, sobald Ihr Anliegen abschließend bearbeitet ist und der Löschung keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Anfragen, die zu einem Vertragsverhältnis führen, unterliegen den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen nach § 147 AO und § 257 HGB.
Chatbot NOVA
Auf unserer Website setzen wir unseren KI-gestützten Chatbot NOVA ein. Wenn Sie den Chat öffnen, verarbeiten wir Ihre Eingaben sowie technische Daten Ihres Zugriffs, um Ihre Anfrage zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Ausführliche Informationen zur Funktionsweise, zu den verarbeiteten Daten und zur Speicherdauer finden Sie im Abschnitt NOVA.
Social Media Auftritte
Wir unterhalten Profile in sozialen Netzwerken, um mit Interessenten, Kunden und Bewerbern in Kontakt zu treten und über unser Unternehmen und unsere Leistungen zu informieren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Außendarstellung und Kommunikation.
Wir unterhalten Profile auf folgenden Plattformen:
- Facebook (Meta Platforms Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Irland)
- Instagram (Meta Platforms Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Irland)
- LinkedIn (LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Plaza, Wilton Place, Dublin 2, Irland)
- XING (New Work SE, Am Strandkai 1, 20457 Hamburg, Deutschland)
Verarbeitung durch die Plattformbetreiber
Beim Besuch unserer Profile verarbeiten die Plattformbetreiber personenbezogene Daten von Ihnen, insbesondere zu Zwecken der Marktforschung und Werbung. Hierzu werden regelmäßig Cookies und vergleichbare Technologien eingesetzt und Nutzungsprofile erstellt, die auch geräteübergreifend zusammengeführt werden können. Auf diese Verarbeitung haben wir keinen Einfluss; sie erfolgt unabhängig davon, ob Sie bei der jeweiligen Plattform angemeldet sind.
Gemeinsame Verantwortlichkeit
Für die Verarbeitung, die im Zusammenhang mit den uns zur Verfügung gestellten Seiten- und Besucherstatistiken erfolgt, sind wir gemeinsam mit dem jeweiligen Plattformbetreiber verantwortlich im Sinne von Art. 26 DSGVO. Wir erhalten dabei ausschließlich aggregierte, nicht auf einzelne Personen bezogene Auswertungen, etwa zu Reichweite und Interaktionen. Mit Meta und LinkedIn haben wir hierzu die jeweils angebotenen Vereinbarungen über die gemeinsame Verarbeitung geschlossen. Darin ist festgelegt, wie die Verantwortlichkeiten verteilt sind; die wesentlichen Inhalte stellen die Betreiber auf ihren Webseiten bereit.
Ihre Rechte als betroffene Person können Sie sowohl uns gegenüber als auch gegenüber dem jeweiligen Plattformbetreiber geltend machen. Da wir auf die Verarbeitung durch die Betreiber nur eingeschränkt Einfluss haben und keinen Zugriff auf deren Nutzerdaten besitzen, empfehlen wir, Anfragen unmittelbar an den Betreiber zu richten. Wir leiten Anliegen andernfalls weiter.
Eigene Verarbeitung
Nehmen Sie über eine Plattform Kontakt zu uns auf oder interagieren Sie mit unseren Inhalten – etwa durch Kommentare, Direktnachrichten oder Bewertungen –, verarbeiten wir die dabei anfallenden Daten zur Bearbeitung Ihres Anliegens. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, bei vertragsbezogenen Anfragen Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Datenübermittlung in Drittländer
Bei der Nutzung der Plattformen von Meta und LinkedIn können personenbezogene Daten in die USA übermittelt werden. Beide Mutterkonzerne sind unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, für das die Europäische Kommission mit Beschluss vom 10. Juli 2023 ein angemessenes Datenschutzniveau festgestellt hat. Ergänzend stützen sich die Betreiber auf Standardvertragsklauseln. XING wird von einem Unternehmen mit Sitz in Deutschland betrieben; eine Drittlandübermittlung findet nach Angaben des Anbieters nicht statt.
Nähere Informationen zur Verarbeitung durch die Betreiber und zu Ihren Einstellungsmöglichkeiten entnehmen Sie bitte deren Datenschutzhinweisen.
Self-Service-Portal
Über unser Self-Service-Portal können Sie Ihre Verträge und Lizenzen für unsere Anwendungen selbst verwalten, Ihre Rechnungsdaten pflegen, Rechnungen einsehen und herunterladen sowie Abonnements anpassen oder kündigen.
Registrierung und Nutzerkonto
Für die Nutzung des Portals ist ein Nutzerkonto erforderlich. Bei der Registrierung verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und ein von Ihnen gewähltes Passwort. Ihr Passwort speichern wir niemals im Klartext. Es wird in eine nicht umkehrbare Zeichenfolge umgewandelt (sogenanntes Hashing), aus der sich Ihr Passwort nicht zurückgewinnen lässt – auch wir können es nicht einsehen. Beim Anmelden wird nur geprüft, ob Ihre Eingabe zu dieser Zeichenfolge passt. Zur Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse senden wir Ihnen eine Verifizierungsnachricht.
Verwalten Sie Lizenzen für weitere Personen, etwa für Beschäftigte Ihrer Organisation, verarbeiten wir zusätzlich deren Namen und E-Mail-Adressen. Bitte stellen Sie sicher, dass die betroffenen Personen über diese Verarbeitung informiert sind.
Vertrags- und Abrechnungsdaten
Im Rahmen der Vertragsabwicklung verarbeiten wir:
- Rechnungsadresse und Angaben zum Rechnungsempfänger
- Gebuchte Produkte, Tarife und Anzahl der Lizenzen
- Laufzeiten, Abrechnungszeitpunkte und Vertragsänderungen
- Zahlungsmittel und Zahlungsstatus
- Rechnungen, Gutschriften und Erstattungen
Zwecke und Rechtsgrundlagen
Wir verarbeiten diese Daten, um Ihnen das Portal bereitzustellen, Ihre Verträge zu verwalten, Leistungen abzurechnen und Rechnungen auszustellen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit wir zur Aufbewahrung von Rechnungs- und Buchungsunterlagen gesetzlich verpflichtet sind, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 147 AO und § 257 HGB.
Die Angabe der Konto- und Rechnungsdaten ist für den Vertragsabschluss erforderlich. Ohne diese Angaben können wir den Vertrag nicht abschließen und abrechnen.
Zahlungsabwicklung
Zur Abwicklung von Zahlungen setzen wir die Mollie B.V., Keizersgracht 126, 1015 CW Amsterdam, Niederlande, als Zahlungsdienstleister ein.
Wenn Sie eine Zahlung veranlassen oder ein Zahlungsmittel hinterlegen, werden die hierfür erforderlichen Daten unmittelbar an Mollie übermittelt und dort verarbeitet. Hierzu zählen insbesondere Name, Rechnungsadresse, E-Mail-Adresse, Zahlungsbetrag und die Angaben zum gewählten Zahlungsmittel. Vollständige Kreditkartendaten werden bei uns weder erhoben noch gespeichert; wir erhalten von Mollie lediglich die zur Zuordnung der Zahlung erforderlichen Angaben, etwa den Zahlungsstatus und die letzten Ziffern der Karte.
Mollie verarbeitet diese Daten als eigenständig Verantwortlicher, soweit die Verarbeitung der Erfüllung eigener gesetzlicher Pflichten dient – insbesondere aufsichts- und geldwäscherechtlicher Vorgaben sowie der Betrugsprävention. Auf diese Verarbeitung haben wir keinen Einfluss. Nähere Informationen entnehmen Sie bitte der Datenschutzerklärung von Mollie.
Rechtsgrundlage für die Übermittlung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, da sie zur Durchführung des Vertragsverhältnisses erforderlich ist. Die Verarbeitung findet innerhalb der Europäischen Union statt.
Selbstverwaltung Ihrer Daten
Über das Portal können Sie Ihre Stammdaten und Rechnungsadresse jederzeit selbst ändern, Ihr Zahlungsmittel anpassen, Rechnungen abrufen und Ihre Abonnements kündigen. Ihre Rechte auf Auskunft und Berichtigung können Sie insoweit unmittelbar selbst ausüben.
Protokollierung
Zur Absicherung des Zugangs protokollieren wir sicherheitsrelevante Ereignisse, insbesondere Anmeldungen, fehlgeschlagene Anmeldeversuche und Änderungen an Vertrags- und Zahlungsdaten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Sicherheit des Portals und der Nachvollziehbarkeit von Änderungen.
Speicherdauer
Konto- und Vertragsdaten löschen wir innerhalb von 30 Tagen nach Beendigung des Vertragsverhältnisses. Rechnungen und Buchungsbelege bewahren wir nach § 147 AO und § 257 HGB bis zu zehn Jahre auf; diese Daten sind für die weitere Nutzung gesperrt. Protokolldaten löschen wir nach 30 Tagen.
Löschung Ihres Kontos
Sie können Ihr Konto jederzeit löschen lassen. Vergangene Rechnungen und die zugehörigen Vertragsdaten bleiben davon unberührt, soweit wir zu ihrer Aufbewahrung gesetzlich verpflichtet sind. Ein Zugriff auf diese Daten erfolgt nur zur Erfüllung dieser Pflichten.
KOSMO
KOSMO ist ein von der Splitbot GmbH entwickelter KI-gestützter Verwaltungsassistent, der als Software-as-a-Service bereitgestellt wird. KOSMO beantwortet Fragen, erstellt Inhalte und wertet Dokumente aus. Hierzu kann KOSMO auf von Ihnen angebundene Datenquellen zugreifen. Setzen Organisationen KOSMO für ihre Beschäftigten ein, verarbeiten wir die dabei anfallenden Inhaltsdaten im Auftrag und nach Weisung der jeweiligen Organisation auf Grundlage eines Vertrags nach Art. 28 DSGVO. Verantwortliche Stelle ist in diesem Fall Ihr Arbeitgeber; bitte richten Sie Anfragen zu Ihren Betroffenenrechten dorthin. Für die Konto- und Abrechnungsdaten sowie für die technische Bereitstellung bleiben wir Verantwortlicher im Sinne der DSGVO.
Verarbeitete Daten
- Kontodaten: Name, E-Mail-Adresse, Passwort (in nicht umkehrbarer Form gespeichert, für uns nicht einsehbar), gegebenenfalls Organisationszugehörigkeit und Rolle
- Eingaben: Ihre Anfragen und Nachrichten an den Assistenten
- Hochgeladene Dokumente und deren Inhalte
- Inhalte aus angebundenen Datenquellen, soweit für die Beantwortung Ihrer Anfrage erforderlich
- Nutzungs- und Protokolldaten: Zeitpunkt und Umfang der Nutzung, Fehlermeldungen, sicherheitsrelevante Ereignisse
- Geräte- und Verbindungsdaten: IP-Adresse, Gerätetyp, Betriebssystem, Browser- oder App-Version
Zwecke und Rechtsgrundlagen
Wir verarbeiten diese Daten, um Ihnen KOSMO vertragsgemäß bereitzustellen, Ihre Anfragen zu beantworten, den Betrieb abzusichern und Störungen zu beheben. Rechtsgrundlage für die Bereitstellung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für die Absicherung des Betriebs, die Missbrauchserkennung und die Fehleranalyse stützen wir uns auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in einem sicheren und funktionsfähigen Dienst. Die Bereitstellung der Konto- und Eingabedaten ist für die Nutzung von KOSMO erforderlich. Ohne diese Angaben können wir die Anwendung nicht bereitstellen.
Angebundene Datenquellen
Sie entscheiden selbst, welche Datenquellen Sie mit KOSMO verbinden. Nach einer Anbindung kann KOSMO auf die dort enthaltenen Inhalte zugreifen, soweit dies zur Beantwortung Ihrer Anfragen erforderlich ist. Der Zugriff erfolgt im Rahmen der von Ihnen erteilten Berechtigungen. Eine Anbindung können Sie jederzeit in den Einstellungen widerrufen; die erteilten Zugriffsrechte enden damit. Bitte beachten Sie, dass Sie mit der Anbindung einer Datenquelle auch personenbezogene Daten Dritter zugänglich machen können. Prüfen Sie vor der Verbindung, ob Sie hierzu berechtigt sind. Setzt Ihr Arbeitgeber KOSMO ein, entscheidet dieser über die anzubindenden Quellen.
Aufbereitung Ihrer Inhalte (Retrieval Augmented Generation)
Damit KOSMO Ihre Anfragen unter Einbeziehung Ihrer eigenen Inhalte beantworten kann, werden hochgeladene Dokumente und Inhalte aus angebundenen Datenquellen aufbereitet: Sie werden in Abschnitte zerlegt und in eine maschinenlesbare Repräsentation (sogenannte Embeddings) überführt, die in einer Vektordatenbank gespeichert wird. Bei einer Anfrage werden die inhaltlich passenden Abschnitte ermittelt und dem Sprachmodell als Kontext für die Antwort übergeben.
Diese Aufbereitung stellt eine Speicherung Ihrer Inhalte dar. Sie erfolgt ausschließlich zum Zweck der Beantwortung Ihrer Anfragen innerhalb Ihres Kontos beziehungsweise Ihrer Organisation. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Speicherung und Auswertung findet vollständig auf unserer Infrastruktur in Deutschland statt; eine Übermittlung an externe Anbieter erfolgt nicht.
Löschen Sie ein Dokument oder trennen Sie eine Datenquelle, werden die daraus erzeugten Repräsentationen unmittelbar aus der Vektordatenbank entfernt. Ein Abruf dieser Inhalte durch KOSMO ist damit nicht mehr möglich. In Sicherungskopien können die Daten noch bis zum Ablauf des jeweiligen Sicherungszyklus enthalten sein; ein Zugriff hierauf erfolgt ausschließlich im Wiederherstellungsfall.
Zugriffsberechtigungen
Der Zugriff auf Ihre Inhalte ist rollenbasiert ausgestaltet. Die in den angebundenen Datenquellen bestehenden Zugriffsberechtigungen bleiben auch innerhalb von KOSMO wirksam; Inhalte, für die Ihnen in der Quelle keine Berechtigung zusteht, werden bei der Beantwortung Ihrer Anfragen nicht berücksichtigt.
Speicherdauer
Chatverläufe und hochgeladene Dokumente speichern wir, bis Sie diese löschen oder Ihr Konto beenden. Kontodaten löschen wir 30 Tage nach Beendigung des Vertragsverhältnisses, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Protokolldaten löschen wir nach 30 Tagen. Sicherungskopien werden nach 4 Wochen überschrieben.
NOVA
NOVA ist ein von der Splitbot GmbH entwickelter KI-gestützter Chatbot, der Anfragen von Websitebesuchern automatisiert beantwortet. NOVA greift dabei ausschließlich auf Inhalte zu, die der jeweilige Betreiber der Website hinterlegt hat. Wir setzen NOVA auf unserer eigenen Website ein und stellen ihn daneben anderen Organisationen zur Einbindung in deren Websites zur Verfügung.
Bei NOVA handelt es sich um ein KI-System. Sie kommunizieren nicht mit einer natürlichen Person.
Rollen und Verantwortlichkeiten
Für den Einsatz auf unserer eigenen Website sind wir Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Hierfür gelten die nachfolgenden Angaben zu verarbeiteten Daten, Zwecken und Rechtsgrundlagen.
Bindet eine andere Organisation NOVA in ihre Website ein, entscheidet diese allein über den Einsatz, die hinterlegten Inhalte und die Zwecke der Verarbeitung. Verantwortliche Stelle im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist dann der jeweilige Website-Betreiber, nicht die Splitbot GmbH. Wir verarbeiten die anfallenden Daten ausschließlich in seinem Auftrag und nach seiner Weisung auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO; eine Nutzung zu eigenen Zwecken findet nicht statt.
Wenn Sie als Besucher einer fremden Website mit NOVA kommunizieren, richten Sie Auskunfts-, Löschungs- und sonstige Anfragen bitte an den Betreiber dieser Website. Die erforderlichen Angaben finden Sie in dessen Datenschutzerklärung. Uns erreichende Anfragen leiten wir unverzüglich an den Verantwortlichen weiter.
Verarbeitete Daten
- Ihre Eingaben während des laufenden Gesprächs
- Technische Daten: IP-Adresse, Zeitpunkt und Dauer der Nutzung, Gerätetyp, Browserversion, aufgerufene Seite
Bitte geben Sie im Chat keine sensiblen Angaben ein – insbesondere keine Gesundheitsdaten, Zugangsdaten oder Daten anderer Personen.
Zwecke und Rechtsgrundlagen
Wir verarbeiten diese Daten, um Ihre Anfragen zu beantworten und den Chatbot bereitzustellen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in einer effizienten Kundenkommunikation und der Beantwortung von Anfragen. Zielt Ihre Anfrage auf die Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Die Nutzung von NOVA ist freiwillig. Sie können unsere Website vollständig nutzen, ohne den Chat zu verwenden.
Speicherung auf Ihrem Endgerät
Zur Bereitstellung des Chats speichern wir eine Sitzungskennung auf Ihrem Endgerät. Sie ist erforderlich, damit Ihr Gespräch während des Besuchs zusammenhängend geführt werden kann. Rechtsgrundlage für die Speicherung ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; einer Einwilligung bedarf es hierfür nicht. Die Kennung wird nach Ende der Sitzung gelöscht.
Inhalte und Funktionsweise
NOVA greift ausschließlich auf Inhalte zu, die der jeweilige Betreiber hinterlegt hat.
Die hinterlegten Inhalte werden in Abschnitte zerlegt und in maschinenlesbare Repräsentationen überführt, die in einer Vektordatenbank gespeichert werden. Bei einer Anfrage werden die passenden Abschnitte ermittelt und dem Sprachmodell als Kontext für die Antwort übergeben. Ihre Eingaben werden hierbei nicht in die Wissensbasis aufgenommen.
Hinweis auf KI-Nutzung
NOVA ist so gestaltet, dass Nutzerinnen und Nutzer beim Öffnen des Chats darüber informiert werden, dass sie mit einem KI-System und nicht mit einer natürlichen Person kommunizieren. Dieser Hinweis lässt sich durch den Website-Betreiber nicht deaktivieren.
Daten unserer Kunden
Von den Organisationen, die NOVA einsetzen, verarbeiten wir als Verantwortlicher folgende Daten: Kontakt- und Ansprechpartnerdaten, Zugangsdaten der administrativen Nutzerkonten, Konfigurations- und Nutzungsdaten der Instanz sowie Abrechnungsdaten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Durchführung des Vertragsverhältnisses, ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für die Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten.
Speicherdauer
Nachrichteninhalte speichern wir nicht. Eingaben und Antworten werden ausschließlich zur Beantwortung der jeweiligen Anfrage verarbeitet. Gesprächsverläufe legen wir weder an noch werten wir sie aus.
Technische Protokolldaten löschen wir nach 30 Tagen.
Hinterlegte Inhalte aus Websites und Dokumenten sowie die daraus erzeugten Repräsentationen in der Vektordatenbank speichern wir für die Dauer des Vertragsverhältnisses. Wird eine Website oder ein Dokument aus NOVA entfernt, werden auch die zugehörigen Einträge in der Vektordatenbank gelöscht. Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses löschen wir die Inhalte oder geben sie zurück, je nach Wahl des Verantwortlichen gemäß Art. 28 Abs. 3 lit. g DSGVO.
Daten unserer Kunden – Kontakt-, Zugangs-, Konfigurations- und Abrechnungsdaten – löschen wir innerhalb von 30 Tagen nach Vertragsende, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Rechnungsunterlagen bewahren wir nach § 147 AO und § 257 HGB bis zu zehn Jahre auf.
Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Rechtslage, unsere Dienste oder die Datenverarbeitung ändern. Es gilt jeweils die auf unserer Website veröffentlichte, mit dem nachstehenden Datum gekennzeichnete Fassung.
Stand: 01.07.2026
